Date : jeudi 13 novembre 2025

• 15h00 : réception avec café/boissons dans la salle de fête (Jubileumzaal) de la KUL
• 16h00 : célébration officielle dans la salle de conférence (Promotiezaal) de la KU Leuven
• 19h00 : réception et dîner dans la salle de fête (Jubileumzaal) de la KU Leuven

Lieu:

• Salle universitaire (Universiteitshal) de l’université KU Leuven, Naamsestraat 22, 3000 Louvain
• Jubileumzaal (salle de fête) et Promotiezaal (salle de conférence), 1er étage
• Des ascenseurs sont disponibles, les salles sont accessibles aux chaises roulantes

Accessibilité

• En train, en voiture, en bus, à pied..
• Voir le lien d’information de la KU Leuven

Parking et plan de circulation à Louvain

Il y a une zone piétonne dans le centre historique. Aucune circulation automobile n’est possible ici, sauf pendant les heures de fenêtre (entre 6h00-11h00 et 18h30-20h30) et/ou avec un permis d’accès délivré par la ville. En savoir plus sur le plan de circulation de Louvain et consulter les informations sur la mobilité de la ville de Louvain. Tenez également compte des déviations possibles et des mesures de circulation temporaires.

Les parkings publics suivants sont recommandés :

• Terrain 125-93 Bethléem, Schapenstraat 34, 3000 Louvain, Centre-ville de Louvain

• Terrain 107-18 Résidence Herman Servotte (REHS), Parkstraat 39-41-43-53 3000 Louvain, Centre de Louvain

• Consultez sur le site de la ville de Louvain le plan des parkings publics

• Les visiteurs à mobilité réduite ne peuvent accéder à un parking personnel (qui peut être plus proche du bâtiment) que s’ils fournissent une brève justification. Vous trouverez ici un aperçu des places de stationnement adaptées dans les parkings de la KU Leuven.

• Vous trouverez ici plus d’informations sur la politique de stationnement de la KUL 

Accueil & inscriptions/badges :

• Inscription : lors de l’entrée dans la salle universitaire de la KUL, vous devez d’abord vous inscrire à la réception.

• Une signalisation est fournie.

• Salles : La salle de conférence et la salle de fête sont situées l’une en face de l’autre au premier étage.

• Vestiaires : sont prévus (non surveillés) au premier étage de la salle. Les sacs et les sacs à dos ne peuvent pas être mis en consigne. Il est préférable de ne pas apporter d’objets de valeur.

• Réception IBE-BIV:

o Situé à l’entrée des deux salles, où un badge vous sera remis
o La réception restera occupé jusqu’au début du dîner, afin que les participants au dîner puissent également s’inscrire.

Prix : 

• La participation à la cérémonie à 16 h est gratuite pour tous les participants
• La participation au dîner à 19 h est payante.

Les membres et autres invités sont invités personnellement. Certaines organisations membres ont droit à un certain nombre de billets gratuits pour cet événement (voir votre invitation).
En plus des billets gratuits qui vous sont attribués, il est également possible d’inviter d’autres personnes, des relations commerciales, des partenaires ou des parties intéressées en dehors de votre propre organisation moyennant le paiement de 150 euros par personne et avec inscription obligatoire.

L’inscription est obligatoire :
• Tant pour la cérémonie à 16 heures, que pour le dîner à 19 heures.
• Tant pour les invités avec entrée gratuite que pour les invités (payants)

Modalités d’inscription :

• La facture sera établie sur la base des informations de facturation que vous avez fournies sur le formulaire d’inscription.

Attention! Toutes les corrections apportées aux factures en raison de données de facturation incomplètes peuvent génerer un coût administratif supplémentaire de 25 euros.

• Une seule facture par entreprise sera envoyée, mentionnant les personnes inscrites.

• Une facture sera envoyée pour chaque inscription, même si la personne ne participe pas au séminaire. La facture reste donc payable

• Les frais de non-présentation (frais de no show) sont de 150 euros.

• Inscrivez-vous au plus tard le 15 octobre 2025.

Les places sont limitées, veuillez vous inscrire au plus vite!!

• Il est possible d’annuler gratuitement votre inscription jusqu’au 31 octobre 2025. L’annulation tardive ou la non-participation sans annulation préalable avant le 31 octobre 2025 entrainera une facturation du montant total.

• Après avoir suivi ces modalités, vous pouvez vous inscrire via le lien d’inscription ci-dessous.

• Vous recevrez une confirmation d’inscription immédiatement après avoir rempli le formulaire (à conserver) et un rappel 1 semaine avant l’événement.

Pour de plus amples informations, veuillez contacter le secrétariat au 09/265 8718 ou par ineke.hutse@kuleuven.be.