Wanneer? Donderdag 13 november 2025

• 15u00 : ontvangst met koffie/drank in de Jubileumzaal van KU Leuven
• 16u00 : officiële viering/celebratie in de Promotiezaal van KU Leuven
• 19u00 : receptie en diner in de Jubileumzaal van KU Leuven

Locatie:

• De Universiteitshal van KU Leuven, Naamsestraat 22, 3000 Leuven
• Jubileumzaal en Promotiezaal, 1^ste verdieping
• Liften zijn aanwezig, de zalen zijn rolstoeltoegankelijk

Bereikbaarheid:

• Met de trein, met de wagen, met de bus, te voet….
• Bekijk ook de informatielink van KU Leuven

Parkeren en circulatieplan in Leuven

Er is een voetgangersgebied in het historische centrum. Hier is geen autoverkeer mogelijk tenzij binnen venstertijden (tussen 6.00-11.00 uur en 18.30-20.30 uur) en/of mits toegangsvergunning uitgereikt door de stad. Lees meer over het circulatieplan van Leuven, en raadpleeg de mobiliteitsinformatie van de Stad Leuven. Hou ook rekening met mogelijke omleidingen en tijdelijke verkeersmaatregelen.

 De volgende publieke parkings worden aanbevolen in Leuven binnenstad:

• Terrein 125-93 Bethlehem, Schapenstraat 34, 3000 Leuven.

• Terrein 107-18 Residentie Herman Servotte (REHS), Parkstraat 39-41-43-53, 3000 Leuven

• Raadpleeg op de website van de stad Leuven het plan van de openbare parkings
• Bezoekers met een mobiliteitsbeperking kunnen mits beknopte motivering toegang krijgen tot een personeelsparking (die eventueel dichter bij het gebouw gelegen is), enkel via hun gastheer of gastvrouw. Je vindt hier het overzicht van de aangepaste parkeerplaatsen in KU Leuven parkings.
• Hier vind je nog meer info over het parkeerbeleid van KUL

Onthaal & aanmelding/badges

• Aanmelding: bij het binnenkomen in de Universiteitshal van KUL moet u zich eerst aanmelden aan het onthaal.
• Signalisatie is voorzien.
• Zalen: De Promotiezaal en de Jubileumzaal bevinden zich tegenover elkaar op de eerste verdieping.
• Vestiaires: zijn voorzien (onbewaakt) op de eerste verdieping aan de zaal. Tassen en rugzakken kunnen niét in bewaring worden genomen. Breng dus liefst geen waardevolle spullen mee.
• Onthaaldesk IBE-BIV:
  • Bevindt zich aan de ingang van de beide zalen, waar u een badge overhandigd wordt.
  • De onthaaldesk blijft bemand tot en met aanvang van het diner, zodat ook de deelnemers van het diner zich kunnen aanmelden.

Prijzen

• Deelname aan de ceremonie om 16u is gratis voor alle aanwezigen
• Deelname aan het diner om 19u is betalend.

Leden en andere genodigden worden persoonlijk uitgenodigd. Een aantal (leden-) organisaties hebben recht op een aantal gratis toegangskaarten voor dit event (zie vermelding op uw uitnodiging).

Naast de u toegekende gratis kaarten is het eveneens mogelijk om andere personen, zakenrelaties, partners of geïnteresseerden buiten uw eigen organisatie uit te nodigen mits betaling van 150 euro per persoon én met verplichte inschrijving.

Inschrijvingen

Inschrijven is verplicht:

• Zowel voor de ceremonie om 16u, alsook voor het diner om 19u.
• Zowel voor de genodigden met gratis toegang alsook voor de (betalende) genodigden

Modaliteiten voor inschrijving :

• De factuur zal worden opgemaakt aan de hand van de facturatiegegevens die u heeft meegegeven op het inschrijvingsformulier.
• Aandacht! Aanpassingen aan facturen omwille van onvolledige of verkeerde facturatiegegevens kunnen aanleiding geven tot een administratieve meerkost van 25 euro
• Per firma zal 1 factuur worden gestuurd met vermelding van de ingeschreven personen.
• Voor elke inschrijving wordt een factuur gestuurd, ook al neemt de ingeschrevene niet deel aan het seminarie. De factuur blijft bijgevolg betaalbaar.
• De no show fee bedraagt 150 euro.
• Inschrijven tegen ten laatste 15 oktober 2025.

De plaatsen zijn beperkt, gelieve dus zo vlug mogelijk in te schrijven!!!

• U kan uw inschrijving gratis annuleren tot 31 oktober 2025. Laattijdig annuleren of niet-deelname zonder voorafgaande annulatie tegen 31 oktober 2025 resulteert in een facturatie van het totaalbedrag.
• Na het doornemen van deze modaliteiten kan u inschrijven via de inschrijvingslink hieronder.
• U ontvangt een inschrijvingsbevestiging onmiddellijk na het invullen van het formulier (gelieve te bewaren) en een herinnering 1 week voor het event.

Voor bijkomende informatie kan u contact opnemen met het secretariaat op 09/265 8718 of ineke.hutse@kuleuven.be.